Privacy

GDPR-clausule ‘Aanmelden in Holsbeek’

Gegevensverwerking in het kader van het centraal aanmeldingsregister voor de scholen van Holsbeek.

Het organiseren van de inschrijvingen is de verantwoordelijkheid van een schoolbestuur.

De verschillende schoolbesturen binnen de gemeente Holsbeek beslisten hiervoor samen te werken met een gezamenlijk, digitaal aanmeldingssysteem. De schoolbesturen binnen de gemeente Holsbeek mandateerden de gemeente Holsbeek voor het ordenen, toewijzen en bekendmaken van de resultaten.

Uw persoonsgegevens worden door de gemeente Holsbeek verwerkt in het kader van de aanmeldingsprocedure voor schooljaar 2020-2021, op basis van het algemeen belang dat haar is toegekend.

Welke informatie van uw gezin bevat het aanmeldingsregister?

Het aanmeldingsregister bevat volgende gegevens :

- de gegevens die u bij het aanmelden invult: de naam van de ouder en het kind, het domicilieadres, het rijksregisternummer van het kind, de antwoorden op de vragenlijst, wie het kind heeft aangemeld, contactgegevens van de ouders, uw schoolkeuzes en uw voorkeurorde;

- de gegevens die noodzakelijk zijn voor de ordening van uw kind in elke school die u aangeeft:

uw domicilieadres: voor de berekening van de afstand tussen school en domicilie van het kind en de berekening van de kortste opgegeven afstand;
de vragen en antwoorden om te bepalen of uw kind indicator- of niet-indicatorleerling is;
tijdens de voorrangsperiode:
- of een ouder op de school werkt;
- of er al een broer of zus op school zit;

- de gegevens die noodzakelijk zijn voor het inschrijven van uw kind op school:

de vraag of uw kind een verslag heeft voor toegang tot het buitengewoon onderwijs. Als dit zo is, bent u decretaal verplicht dit bij de inschrijving te vermelden;
de achtergrondvragenlijst over de thuistaal.

Deze vragen zijn niet verplicht om in te vullen bij het aanmelden. U heeft de mogelijkheid om aan te duiden dat u niet kan antwoorden. Dit heeft geen gevolgen voor de rangordening van uw kind.

Waarvoor worden de gegevens van uw kind en uw gezin gebruikt

- Op individueel niveau worden de gegevens van uw kind gebruikt :

voor de rangordening van uw kind en de toewijzing van een school;
om u op de hoogte te brengen van het resultaat van uw aanmelding;
om uw kind in de toegewezen school te kunnen inschrijven, zonder dat u dezelfde gegevens nog eens moet doorgeven;
om voor uw kind het recht op een plaats in een school van hogere voorkeur te vrijwaren, als daar later toch nog een plaats vrijkomt;
om te peilen naar uw tevredenheid m.b.t. het aanmeldsysteem.

- Op geaggregeerd niveau worden de gegevens van alle aangemelde kinderen gebruikt om de goede werking van het aanmeldsysteem in Holsbeek te evalueren en volgende zaken na te gaan :

het aandeel van de aangemelde Holsbeekse instappers;
algemeen overzicht aantal meldingen 2020 volgens de tijdslijn;
het aantal aangemelde kinderen per leerjaar;
het aantal opgevulde plaatsen (voorrangsperiode en reguliere periode);
het aantal weigeringen;
in welke mate kinderen terecht kunnen in een school van hogere voorkeur van hun ouders;
in welke mate we erin slagen in scholen een evenredige verdeling van kansarme en kansrijke kinderen te realiseren – bekijken van het profiel van de aanmeldingen;
het technisch functioneren van het systeem en de correctheid van de afstandsberekeningen, rangordeningen en toewijzingen.

Wie kan welke gegevens van uw kind en uw gezinssituatie inzien?

- De personen die door de schoolbesturen van Holsbeek gemandateerd zijn om het aanmeldingsregister te beheren en/of de helpdesk voor ouders en scholen bemannen.

- De directies (en door hen daartoe gemandateerd personeel) krijgen toegang tot de informatie met betrekking tot of relevant voor de eigen school. Dit met het oog op het realiseren van de inschrijvingen van uw kind. Ze krijgen ook een overzicht van de kinderen op de weigeringslijst. De school krijgt niet te zien wat uw voorkeurorde is, noch voor welke andere scholen u uw kind aanmeldde.

De toegang is voor de scholen beperkt tot de volgende gegevens:

adres, telefoonnummer en naam van de ouders;
geboortedatum, rijksregisternummer, adres en thuistaal van het kind;
of het kind een verslag heeft met toegang buitengewoon onderwijs;
uw antwoord op de vragen omtrent het onderwijsdiploma van de moeder en het ontvangen van een schooltoelage om te bepalen of uw kind een indicator- of niet-indicatorkind is;
of uw kind behoort tot een voorrangsgroep: broer/zus of kind van personeel.

- De personen betrokken bij de evaluatie van de aanmeldingsprocedure. Indien hier externe personen (onderzoekers) bij betrokken zijn dan is hun inzage beperkt tot geanonimiseerde gegevens. Dat wil zeggen dat zij het rijksregisternummer van het kind, de naam van het kind en van de aanmeldende persoon of de contactgegevens van de aanmeldende persoon niet kunnen zien.

Worden de gegevens doorgegeven aan anderen?

De gemeente Holsbeek verwerkt zelf de gegevens om deze diensten te kunnen verlenen.

Er wordt geen koppeling gemaakt met andere databanken met persoonsinformatie over u of uw kind.

Hoe lang worden de gegevens bewaard?

Na 2 jaar wordt alle informatie verwijderd uit de operationele systemen.

De gemeente Holsbeek bewaart gedurende maximum 10 jaar een dataset in een beveiligde omgeving, die het enkel zal gebruiken in het kader van onderzoek en beleidsopvolging in verband met de aanmeldings- en inschrijvingsprocedure.

Indien deze gegevens zouden worden gekoppeld of gedeeld met andere partijen, dan gebeurt dit enkel nadat hiervoor een protocol wordt afgesloten tussen de betrokken instanties, zoals bedoeld in artikel 8 van het decreet betreffende het elektronisch bestuurlijke gegevensverkeer van 18 juli 2018.

Kan ik de informatie die over mijn kind en ons gezin in het aanmeldingsregister is opgenomen, inzien en verbeteren?

Dat kan. Neem hiervoor contact op met gemeente Holsbeek via privacy@holsbeek.be.

Waar kan u terecht met vragen over deze gebruiksovereenkomst en privacyverklaring ?

Heeft u vragen over welke gegevens wij over u verwerken? Of wil u de opgegeven gegevens laten verbeteren of wissen? Heeft u vragen over de manier waarop wij uw gegevens verwerken? Heeft u een klacht over het verloop van de aanmeldingsprocedure of het resultaat hiervan ? Contacteer dan privacy@holsbeek.be.

Daarbij is het mogelijk dat wij u vragen om uw identiteit te bewijzen zodat wij zeker zijn dat wij de gegevens aan de juiste persoon bezorgen en/of op een verzoek van de juiste persoon reageren.

Bent u het niet eens met de manier waarop wij uw gegevens verwerken? Wend u tot de Vlaamse Toezichtcommissie voor de verwerking van persoonsgegevens.

Vlaamse Toezichtcommissie
Koning Albert II-laan 15
1210 Brussel
contact@toezichtcommissie.be
Link naar klachtenprocedure op de website van de VTC

Heeft u vragen over het resultaat van uw aanmelding? Neem contact op met onderwijs@holsbeek.be.

Als u niet wil dat wij uw gegevens verwerken, kan u zich hiertegen verzetten via privacy@holsbeek.be. Houd er wel rekening mee dat wij u dan de gevraagde dienst – het verwerken van de aanmelding van uw kind – niet kunnen verstrekken.